Stichting Juradi geeft gratis juridisch advies aan gedetineerden en ex-gedetineerden. Stichting Juradi heeft binnen haar organisatie met twee verschillende categorieën betrokkenen te maken. Dit zijn enerzijds de (ex)vrijwilligers en anderzijds de cliënten. Op beide categorieën zijn de AVG van toepassing. Hieronder is beschreven op welke wijze stichting Juradi uw privacy, de verwerking van uw persoonsgegevens en de geheimhouding daarvan binnen haar organisatie realiseert.
1. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die een natuurlijk persoon identificeren of aan de hand waarvan een natuurlijk persoon geïdentificeerd kan worden (artikel 4 lid 1 AVG). Het gaat niet alleen om vertrouwelijke gegevens, maar om ieder gegeven dat is te herleiden tot een bepaald persoon. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, omdat de verwerking ervan veel impact kan hebben op iemands leven. Gegevens die iets zeggen over strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen, alsmede persoonsgegevens betreffende een door de rechter opgelegd verbod naar aanleiding van onrechtmatig of hinderlijk gedrag zijn voorbeelden van strafrechtelijke persoonsgegevens waarvoor speciale wetten geleden. Dat geldt ook voor bijzondere gegevens, zoals bijvoorbeeld iemands afkomst, godsdienst of gezondheid.
2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens om onze taak als (vrijwillig) juridisch adviseur uit te voeren. Wij behandelen namens de gedetineerden rechtsvragen. Hierbij verwerken wij persoonsgegevens als dat noodzakelijk is.
3. Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?
Stichting Juradi hanteert een aantal leidende principes bij de verwerking van persoonsgegevens en neemt maatregelen voor een betrouwbare, behoorlijke
en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens:
- Stichting Juradi verwerkt persoonsgegevens alleen als er sprake is van een welbepaald en duidelijk doel en als er sprake is van een rechtmatige AVG- grondslag.
- Transparantie en informatieplicht: gegevens worden alleen verwerkt als uitgelegd kan worden waarom deze worden verwerkt. Betrokkenen worden geïnformeerd over de verwerking en de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt.
- Stichting Juradi verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk.
- Stichting Juradi gaat op een zorgvuldige manier met de persoonsgegevens om.
4. Van wie verwerkt Stichting Juradi persoonsgegevens?
Stichting Juradi verwerkt persoonsgegevens van vrienden en cliënten.
Wie zijn de vrienden van Stichting Juradi?
De vrienden zijn de vrijwilligers en oud-vrijwilligers van Stichting Juradi . Stichting Juradi verwerkt van u uitsluitend ‘gewone’ persoonsgegevens. Hieronder worden verstaan uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres. U heeft zelf uw gegevens verstrekt. De grondslag van de verwerking is dus: toestemming van betrokkene. Regelmatig wordt gecontroleerd of de verwerkte persoonsgegevens nog steeds hieraan voldoen. Op jaarlijkse basis wordt door het bestuur van Stichting Juradi bekeken of de geregistreerde data noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze is verstrekt. De verwerkte gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan waarvoor u ze heeft verstrekt, namelijk om u op de hoogte te kunnen houden van de activiteiten van Stichting Juradi. De verwerkte gegevens worden niet aan anderen verstrekt.
Wie zijn de cliënten van Stichting Juradi?
De cliënten van Stichting Juradi zijn de (ex)gedetineerden die een rechtsvraag indienen. Stichting Juradi verwerkt van cliënten ‘gewone, bijzondere en strafrechtelijke’ persoonsgegevens. Onder “gewone persoonsgegevens” wordt onder andere verstaan uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres. Kortom: uw contactgegevens. Daarnaast verwerkt Stichting Juradi bijzondere persoonsgegevens (zoals Burgerservicenummer), gevoelige persoonsgegevens (zoals gegevens over inkomsten, uitgaven en schulden) en eventueel strafrechtelijke persoonsgegevens (zoals strafrechtelijke veroordelingen), maar uitsluitend als dit voor beantwoording van uw rechtsvraag noodzakelijk is. U verstrekt uw persoonsgegevens zelf aan Stichting Juradi. Indien andere personen of instanties uw (gewone, bijzondere, gevoelige of strafrechtelijke) persoonsgegevens aan Stichting Juradi verstrekken, dan is dit uitsluitend op grond van een door u verstrekte schriftelijke machtiging. De persoonsgegevens die worden verwerkt, zijn toereikend, ter zake en niet bovenmatig. Regelmatig wordt gecontroleerd of de verwerkte persoonsgegevens nog steeds hieraan voldoen. Daarnaast wordt, steekproefsgewijs, door de coördinatoren van de spreekuren gecontroleerd of de geregistreerde data voldoen aan de vastgestelde criteria. De verwerkte gegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan waarvoor u ze heeft verstrekt, namelijk om de door u gestelde rechtsvraag te kunnen beantwoorden. De verwerkte gegevens worden niet aan anderen verstrekt, tenzij u Stichting Juradi schriftelijk gemachtigd heeft om deze aan anderen te verstrekken.
5. Wat zijn uw rechten?
U heeft verschillende rechten om controle te houden over uw persoonsgegevens, waaronder recht op inzage, vergetelheid, rectificatie en aanvulling en het recht om bezwaar te maken.
Stichting Juradi legt per post ontvangen persoonsgegevens vast in een papieren dossier. Deze worden in een afgesloten kast bewaard. Ook wordt een digitaal dossier aangelegd. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de diensten van Antagonist BV. Binnen Stichting Juradi hebben uitsluitend de actieve vrijwilligers van Stichting Juradi hiertoe toegang. Alle actieve vrijwilligers zijn tot geheimhouding verplicht op grond van de door hen ondertekende geheimhoudingsverklaring.
U heeft recht op inzage in uw dossier. U kunt dit aangeven door Stichting Juradi per post (postbus 566, 3700 BG te Zeist) of elektronisch (info@juradi.nl) te laten weten dat u van dit recht gebruik wilt maken. U ontvangt binnen één maand na ontvangst van uw verzoek een kopie van uw dossier. U heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten wijzigen of aanvullen. U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
6. Bewaartermijnen
Zoals beschreven registreert Stichting Juradi persoonsgegevens van haar vrienden en cliënten.
Wat zijn de bewaartermijnen m.b.t. de vrienden?
Uw persoonsgegevens worden bewaard totdat u zelf bij Stichting Juradi aangeeft dat uw persoonsgegevens vernietigd moeten worden. U kunt dit doen door een e-mail naar info@juradi.nl te sturen. Uw persoonsgegevens worden dan onmiddellijk vernietigd. Als uw e-mailadres en/of (post)adres niet meer bereikbaar is, worden uw overige persoonsgegevens bewaard. Wij kunnen u echter niet langer op de hoogte houden van de activiteiten van Stichting Juradi en de aangesloten Rechtswinkels.
Wat zijn de bewaartermijnen m.b.t. de cliënten?
Uw persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar door Stichting Juradi bewaard. Indien het belastingzaken betreft, worden uw persoonsgegevens maximaal 7 jaar bewaard. Na afloop worden uw persoonsgegevens vernietigd, dan wel geanonimiseerd.